Manajemen Layanan Sistem Informasi
TUGAS 2
Service Transition
Menyediakan panduan kepada organisasi TI agar dapat mengembangkan kemampuan untuk mengubah hasil desain layanan TI. Tahapan ini menggambarkan bagaimana sebuah kebutuhan didefinisikan dalam Service Strategy, lalu dibentuk dalam Service Design dan selanjutnya secara efektif direalisasikan dalam Service Operation.
Proses di dalamnya yaitu :
• Transation Planning and Support
• Change Management
• Service Assset and Configuration Management
• Release and Deployment Management
• Service Validation
• Evaluation
• Knowledge Management
1. Konsep
a. Pengertian Dan Tujuan Service Transition
Adalah tahapan merealisasikan atau mengimplementasikan hasil tahapan service design menjadi layanan baru atau modifikasi layanan sebelumnya.
Tujuan service transition adalah memastikan layanan baru atau retired services benar-benar memenuhi harapan bisnis seperti telah terdokumentasi dalam service strategy dan service design.
b. Perubahan (Change) Dan Jenis-Jenis Perubahan
Perubahan (Change) mencakup penambahan, modifikasi, atau penghilangan apapun yang dapat mempengaruhi layanan TI.
Jenis-Jenis Perubahan :
1) Standard change
2) Emergency change
3) Normal change
c. Change Models
Adalah urutan langkah-langkah standar yang sudah ditetapkan dan disetujui sebelumnya (predefined steps) untuk menjalankan sebuah perubahan dengan jenis tertentu (yakni standard change).
d. Request For Change (RFC)
Adalah sebuah dokumen atau proposal resmi untuk mengajukan sebuah perubahan, didalamnya mencakup detail perubahan yang akan dibuat.
e. Proposal Perubahan (Change Proposal)
Adalah dokumen yang berisi deskripsi umum rencana perubahan besar atau sistem baru, disertai dengan business case dan jadwal implementasinya.
f. Change Advisory Board (CAB)
Adalah sebuah tim atau kelompok yang berwenang memberikan autorisasi terhadap sebuah perubahandn membantu change management dalam menilai dan melakukan prioritisasi perubahan yang akan dilakukan.
g. Configuration Item (CI)
Adalah komponen-komponen atau sebuah aset layanan yang perlu untuk dikelola dalam rangka penyediaan sebuah layanan TI.
h. Configuration Management System (CMS)
Adalah sebuah software untuk mengakses dan menghubungkan data-data CI yang telah tersimpan di Configuration Management Databases (CMDBs).
i. Service Knowledge Management System (SKMS)
Adalah sebuah tool (aplikasi) dan basis data sebagai tempat mengelola pengetahuan, informasi, dan data layanan TI.
j. Configuration Baseline
Adalah standar konfigurasi sebuah aset TI yang telah disetujui secara formal. Perubahan terhadap configuration baseline ini harus melalui prosedur standar perubahan, misalnya melalui dokumen request for change (RFC).
k. Snapshots
Adalah potret atau catatan konfigurasi sebuah aset TI pada saat tertentu. Hasil sebuah evaluasi terhadap sebuah aset TI tertentu dan dibandingkan dengan configuration baseline.
l. Definitive Media Library (DML)
Adalah tempat atau lokasi dimana kita menyimpan semuasoftwaresoftware resmi atau licensed beserta dokumen-dokumen resminya secara aman.
m. Release
Adalah satu atau lebih perubahan pada satu layanan TI yang dibangun, diuji, dan diimplementasikan bersama-sama. Dapat juga mencakup aktivitas-aktivitas perubahan pada hardware, software dan komponen lainnya.
n. Release Policy
Adalah sekumpulan aturan untuk melakukan deployment sebuah release ke lingkungan kerja sebenarnya, berisi pilhan-pilihan skenario yang dipilih menyesuaikan dengan analisis urgency dan dampaknya. Umumnya dirumuskan dan disetujui oleh change manager, termasuk didalamnya pengelompokkan paket-paket release.
2. Proses
Change Management
Adalah proses utama dalam service transition yang bertugas memastikan perubahan-perubahan TI telah tercatat, terevaluasi, terautorisasi, dan terimplementasi ke lingkungan kerja yang sebenarnya dengan penuh kontrol.
Aktivitas-aktivitas proses change management :
1. Membuat dan mencatat RFC
2. Me-review RFC
3. Menilai dan mengevaluasi perubahan
4. Autorisasi implementasi perubahan
5. Update rencana perubahan
6. Koordinasi implementasi perubahan (pembangunan) dan pengujian
7. Autorisasi penerapan perubahan pada lingkungan kerja sebenarnya
8. Koordinasi chage deployment
9. Mereview dan menutup catatan perubahan.
Service Asset And Configuration Management (SACM)
Adalah proses mencatat, mendokumentasi, dan mengupdate informasi tentang berbagai service assets yang terkait layanan-layanan TI yang dikelola penyedia layanan.
Cakupan SACM ialah manajemen siklus hidup lengkap setiap CI, yakni setiap CI dapat telusuri sejak dari tahapan pembelian hingga pembuangan.
Aktivitas – aktivitas SACM :
1. Manajemen dan perencanaan
2. Identifikasi konfigurasi
3. Kontrol konfigurasi
4. Akuntansi dan pelaporan status aset
5. Verifikasi dan audit
Release And Deployment Management
Adalah proses merencanakan, membuat time-table dan mengontrol pembangunan, pengujian dan pengimplementasian sistem atau perubahan baru yang dibutuhkan oleh bisnis dengan tetap melindungi integritas layanan-layanan yang sudah ada sebelumnya.
Aktivitas-aktivitas and Deployment Management :
a. Perencanaan
b. Pembangunan dan pengujian paket release
c. Deployment
d. Early life support
e. Review dan menutup akses.
Knowledge Management
Yakni proses mengumpulkan, mendokumentasikan, menganalisis, membagi, menggunakan, dan mengupdate pengetahuan yang dibutuhkan dan diperoleh selama mengelola layanan Tidisemua tahapan siklus layanan TI.
Aktivitas – aktivitas knowledge management :
1. Strategi manajemen pengetahuan
2. Transfer pengetahuan
3. Pengelolaan data, informasi dan pengetahuan
4. Pengelolaan SKMS
Transition Planning And Support
Adalah kegiatan perencanaan dan dukungan untuk suatu transisi dari sistem atau layanan lama ke sistem atau layanan baru. Kegiatan transisi layanan sering dilakukan sebagai proyek, atau merupakan bagian dari proyek-proyek lain sehingga membtuhkan koordinasi terhadap semua aktivitas-aktivitas yang ada.
SERVICE OPERATION Konsep
a. Pengertian dan tujuan service operation
SERVICE OPERATION ialah tahapan operasional layanan TI sehari-hari termasuk melakukan aktivitas dukungan terhadap layanan TI untuk memastikan layanan benar – benar sesuai dengan harapan serta kebutuhan pengguna yang dilakukan secara berkala.
Service operation bertujuan untuk :
1. Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan layanan memenuhi tingkat layanan yang telah disepakati.
2. Mengelola teknologi yang digunakan untuk mengasilkan dan mendukung layanan TI.
Peran penting dari tahapan service operation ialah adanya suatu hal yang menjalankan suatu proses supaya bisnis berjalan dengan lancar dan menyeimbangkan konflik antar aspek .
b. EVENT dan jenis event ialah sebuah perubahan keadaan pada infrastruktur Ti yang memiliki nilai penting bagi manajemen layanan TI ialah berupa pesan atau tampilan yang dihasilkan oleh layanan configuration item atau alat monitoring.
Jenis – jenis event :
1. Informasi ( information ) : misalnya seseorang yang login ke suatu sistem
2. peringatan ( warning ) : sebuah event yang berada pada batas normal sangat memerlukan peringatan yang nentinya memerlukan sebuah respon tindakan yang diperlukan atau tidak untuk mencegah potensi kegagalan.
3. Ketidak-wajaran (exception) : sebuah event yang menginformasikan bahwa sebuah layanan atau komponen berjalan tidak sewajarnya dan membutuhkan respon tindakan, seperti kecepatan akses internet yang sangat lambat.
c. INCIDENT vs PROBLEM
INCIDENT adalah kejadian interupsi sebuah layanan yang tidak terencana atau penurunan kualitas sebuah layanan TI.
PROBLEM adalah akar (sumber,penyebab) dari suatu atau lebih incident.
Contoh : sakit kepala yang merupakan gejala yang mengintrupsi tubuh kita ( incident) dan menjadi penyebab berbagai sumber penyakit seperti tekanan darah tinggi atau kolestrol tinggi (problem).
d. IMPACT, URGENCY,PRIORITY
IMPACT ialah seberapa besar potensi kerugian yang ditimbulkan atau seberapa banyak jumlah pengguna terkena dampak dari sebuah incident,problem atau change pada proses – proses bisnis.
URGENCY ialah lama waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian atau penanganan dari incident,problem,change yang memiliki dampak signifikasi pada bisnis.
PRIORITY ialah sebuah kategori yang digunakan untuk menentukan nilai penting sebuah incident,problem,change.
e. MAJOR INCIDENT, TIMESCALE, INCIDENT MODEL
MAJOR INCIDENT ialah kategori tertinggi sebuah incident yang memiliki karakteristik :
1. Incident yang memiliki dampak besar pada bisnis
2. Memiliki urgensi tinggi
3. Penyebab telah diketahui tetapi belum ada panduan dan solusi.
TIMESCALE ialah target waktu respond an penyelesaian sebuah incident sesuai yang ditulis di dokumen.
INCIDENT MODEL adalah sebuah prosedur standar aktivitas dari timescale yang dibuat untuk menangani incident
“standar” atau “special”.
f. WORK AROUND, KNOWN ERROR, KNOWN ERROR
DATABASE (KEDB)
WORK AROUND adalah tindakan standar untuk mengurangi dampak buruk dari sebuah incident atau problem yang belum diketahui solusi tuntasnya.
KNOWN ERROR adalah sebuah masalah yang telah diketahui dan terdokumentasi akar masalahnya, gejala yang terkait.
KNOWN ERROR DATABASE(KEDB) adalah basis data known error yang akan digunakan oleh service desk dan staff pendukung lainnya untuk melakukan incident management dan work around.
g. ESCALATION
Adalah tindakan meneruskan laporan dan penanganan incident yang belum terselesaikan ke function lain di perusahaan untuk memperoleh dukungan lebih lanjut.
h. ACCESS REQUEST, IDENTITY, PRIVILEGES
ACCESS REQUEST adalah permintaan akses layanan dapat berupa permintaan layanan standar atau rfc.
IDENTITY adalah informasi unik dari setiap pengguna yang menjelaskan status pengguna didalam organisasi dan sekaligus menentukan hak akses dia terhadap sistem layanan TI
PRIVILEGES adalah hak akses sesorang/grup pengguna ke satu kelompok layanan TI.
PROSES
A. Event Management
Event management dasar untuk memantau kinerja dan ketersediaan layanan, tepat sasaran dan mekanisme untuk memantau apa yang harus ditentukan dan disepakati selama proses ketersediaan dan kapasitas management berlangsung.
Event management tools ialah sebuah aplikasi yang mengautomatisasi aktivitas-aktivitas dalam event management.
Aktivitas pada event management :
1. Event notification adalah aktivitas menentukan pesan apa yang kita ingin hasilkan dan informasi apa yang terdapat di dalam pesan tersebut.
2. Event detection : menentukan jenis notifikasi mana yang ingin dideteksi dan dikenali oleh tools
3. Event logging : mancatat data di dalam tools yang mendeteksi event tersebut atau menghasilkan rekaman event dalam event-logging tool tertentu
B. Event flitered, Even correlation
Aktivitas yang menghasilkan sebuah event sebagai sebuah informasi,peringatan atau ketidakwajaran dan memutuskan tindakan apa yang diambil dari event tersebut.
Event correlation : mengambil kesimpulan dari event yang terjadi berulang-ulang sehingga dipahami dampak akumulasinya.
C. Response selection : menentukan jenis respon untu setiap kemungkinan event
D. Review action, close event : me review penanganan sebuah event perlu dilakukan untuk memastikan bahwa langkah yang tepat telah diambil. Jika review penanganan tersebut sudah tepat maka aktivitas event dapat dikatakan selesai.
E. Incident event
Adalah mengembalikan layanan yang bermasalah agar berfungsi seperti sedia kala. Aktivitas- aktivitas pada incident event management :
1. Identifikasi incident dan logging : aktivitas menemukan / mengenali sebuah incident
2. Kategorisasi incident : incident yang dicatat selanjutnya dikategorisasikan dengan kode kategori incident.
3. Proritas incident : menentukan prioritas penanganan sebuah incident yang telah dicatat dan dikategorisasi secara teknis dengan memberi kode prioritas incident.
4. Diagnosis awal : service desk akan berupaya untuk menyelesaikan incident terlebih dahulu sebelum diteruskan kepada tim teknis.
5. Investigasi dan diagnosis : penyelesaian masalah dan pemulihan kondisi layanan ( resolution and recovery), tindakan pengembalian layanan harus dipastikan benar-benar tuntas dan catetan incident harus di update.
6. Penutupan incident: setelah incident diatasi, staf service desk harus menginformasikan kepada pengguna bahwa masalah telah teratasi dan memastikan pengguna puas dengan penanganan.
F. Problem management yakni proses menganalisis dan menyelesaikan akar penyebab incident Reactive problem management : tindakan mencari akar permasalahan dan menyelesaikan dipicu oleh sebuah kejadian atau incident.
Proactive problem management : tindskan mencari dan menyelesaikan akar sebuah masalah tanpa menunggu incident terjadi. Langkah-langkah problem management :
1. Problem detection and problem logging : diawali dengan aktivitas mengenali dan mencatat penyebab masalah
2. Problem categorization and prioritization : setiap problem dikategorisasikan dan ditentukan dengan prioritas
3. Problem investigation and diagnosis : tim teknis dapat juga bekerja sama dengan supplier melakukan sebuah investigasi menemukan akar permasalahan layanan TI tertentu dan pilihan-pilihan solusinya.
4. Problem resolution : berdasarkan hasil problem investigation and diagnosis, selanjutnya pilihan solusi atau workaround diaplikasikan untuk menyelesaikan problem
5. Problem closure : ketika sebuah permasalahan telah selesai diatasi dan catatan known error juga telah dibuat, lalu diberi status selesai dan ditutup.
6. Major problem reviews : khusus untuk permasalahan-permasalahan yang memiliki dampak besar bagi bisnis.
G. Request fulfillment
Yakni proses memenuhi permintaan pengguna layanan TI, diluar laporan terkait dengan incident TI. Service desk bertugas memilah penggilan/laporan yang masuk apakah sebagai sebuah laporan incident,permintaan akses, atau permintaan lainnya. Aktivitas-aktivitas dalam request fulfillment
1. Receive, request,Request logging, dan Validation
2. Request categorization, Request prioritization
3. Request authorization
4. Request review,Request model execution
5. Request closure
H. Access management
Yakni proses pengelolaan hak akses pengguna ke sistem layanan
TI .
Aktivitas-aktivitas dalam access management :
1. Permintaan akses
2. Verifikasi
3. Menyediakan hak akses
4. Memonitor status identitas, mencabut, membatasi hak akses
5. Pencatatan dan penelusuran aktivitas akses.
CONTINUAL SERVICE IMPROVEMENT
Memahami makna CSI kadangkala dirasakan tidak mudah, karena pada beberapa literatur memberikan makna yang berbeda dan sampai saat ini tidak ada definisi yang baku. Menurut AS/NZS ISO 14001:2004, CSI adalah proses yang berulang untuk meningkatkan di lingkungan sistem manajemen untuk mencapai perbaikan di lingkungan kinerja secara keseluruhan dan konsisten dengan menerapkan kebijakan dilingkungan organisasi (AS/NZS ISO 14001:2004, 2004). Juergensen berpendapat bahwa CSI merupakan sebuah filosopi bahwa deming digambarkan hanya terdiri dari inisiatif peningkatan yang meningkatkan keberhasilkan dan berkurangnya kegagalan (Juergensen, 2000). Disisi lain, AS/NZS ISO 9001:2000 mengatakan bahwa tidak ada yang baku mengenai definisi CSI itu sendiri namun AS/NZS ISO 9001:2000 menyatakan bahwa organisasi harus terus meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu melalui kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan dan pencegahan serta adanya tinjauan dari sisi manajemen (AS/NZS ISO 9001:2000, 2000).
Tujuan Continual Service Improvement
Tujuan dari tahap CSI menurut tahapan siklus di ITIL adalah untuk menyelaraskan layanan TI dengan perubahan kebutuhan bisnis dengan mengidentifikasi dan melaksanakan perbaikan layanan TI yang mendukung proses bisnis.
Kegiatan perbaikan ini mendukung pendekatan siklus hidup melalui service strategy, service design, service transition dan service operation. CSI selalu dapat mencari cara untuk meningkatkan efektivitas pelayanan, efektivitas proses, efektivitas biaya.
Tujuan CSI adalah (OGC, 2011) :
1. review, menganalisis, memprioritaskan dan membuat rekomendasi mengenai peluang perbaikan diri setiap tahap siklus hidup: service strategy, service design, service transition dan service operation serta CSI itu sendiri.
2. mereview dan menganalisa pencapaian tingkat pelayanan
3. mengidentifikasi dan melaksanakan kegiatan spesifik untuk meningkatkan kualitas layanan TI dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses yang memungkinkan
4. meningkatkan efektivitas biaya dalam memberikan layanan TI tanpa mengorbankan kepuasan pelanggan
5. memastikan metode manajemen yang berlaku untuk mendukung kegiatan perbaikan terus menerus
6. memastikan setiap proses memiliki tujuan yang jelas dan pengukuran yang mengarah pada perbaikan yang ditindak lanjuti
7. memahami apa yang diukur, mengapa diukur, dan apa hasil yang diharapkan.
Cakupan Continual Service Improvement
ITIL CSI memiliki empat panduan utama, yaitu (OGC, 2011):
1. perbaikan secara keseluruhan ITSM sebagai suatu disiplin
2. penyesuaian secara terus menerus dari portofolio layanan dengan kebutuhan bisnis saat ini dan akan datang
3. kematangan dan kemampuan organisasi, manajemen, proses, dan orang-orang dalam menggunakan layanan
4. perbaikan yang berkesinambungan dari semua aspek layanan TI dan layanan aset yang mendukung mereka.
Untuk menerapkan CSI mencapai keberhasilan, kegiatan yang penting diketahui untuk mendukung kegiatan CSI adalah sebagai berikut (OGC, 2011):
1. meninjau informasi manajemen dan tren untuk memastikan bahwa layanan memenuhi tingkat yang disepakati
2. meninjau informasi manajemen dan tren untuk memastikan bahwa output dari proses mencapai hasil yang diinginkan
3. secara berkala melakukan penilaian kematangan terhadap proses kegiatan dan peran yang terkait untuk menunjukkan perbaikan atau sebaliknya
4. secara berkala melakukan audit internal untuk memverifikasi dan proses kepatuhan karyawan
5. meninjau penyampaian berdasarkan kesesuaian
6. secara berkala mengusulkan rekomendasi untuk peluang perbaikan
7. secara berkala melakukan survei kepuasan pelanggan
8. memperhatikan tren bisnis dan perubahan prioritas dan mengikuti perkembangan proyeksi bisnis
9. melakukan layanan eksternal dan internal untuk mengidentifikasi peluang CSI
10. mengukur dan mengidentifikasi nilai yang diciptakan melalui perbaikan CSI.
Kegiatan ini tidak harus secara langsung bisa diterapkan, organisasi atau setiap yang membutuhkan adanya CSI ini harusnya mempunyai tim sebagai penyedia layanan yang dapat diberdayakan untuk mengawal kegiatan tersebut. Tim tersebut harus direncanakan dan dijadwalkan secara berkelanjutan. Hasil dari CSI ini sendiri harus tetap ditinjau secara berkelanjutan untuk memverifikasi kelengkapan, fungsi, dan kelayanan guna memastikan bahwa hal tersebut masih tetap relevan dan tidak menjadi kadaluarsa sehingga tidak bisa digunakan.
Dalam beberapa kasus perusahaan mengalami risiko seperti :
a. menjadi terlalu ambisius, jangan mencoba untuk memperbaiki semuanya secara sekaligus, bersikaplah lebih realistis sesuai jadwal dan harapan
b. tidak membahas peluang perbaikan dengan keterlibatan bisnis. Bisnis harus tetap terlibat dalam dampak keputusan
c. tidak berfokus pada peningkatan kedua layanan dan proses pengelolaan pelayanan
d. tidak memprioritaskan proyek-proyek perbaikan; e. pelaksanaan CSI yang tidak menyeluruh (setengah-setengah) atau tanpa didukung oleh teknologi
e. menerapkan inisiatif CSI tanpa sumber daya yang artinya harus menyediakan orang untuk dialokasikan dan didedikasikan untuk kegiatan
CSI tersebut
f. pelaksaan CSI tanpa adanya transfer pengetahuan dan pelatihan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara memberikan pengetahuan lalu pelatihan. Pelatihan ini sendiri juga harus dilakukan sedekat mungkin dengan kegiatan perbaikan
g. tidak melakukan semua langkah dari tujuh langkah pengembangan CSI. Penting untuk mengikuti semua langkah yang sudah ditetapkan dalam proses CSI. Tidak terpenuhi atau terlewati salah satu saja dari tujuh proses tersebut dapat menyebabkan keputusan yang buruk mengenai apa dan bagaimana caranya untuk melakukan peningkatan layanan
h. kurangnya membuat keputusan secara strategis, taktis atau operasional
Financial Management for IT Services
Adalah suatu pertimbangan yang harus diputuskan terkait dengan komitmen, alokasi dan ketersediaan dana untuk menjalankan keseluruhan proses yang telah didefinisikan oleh perusahaan. Seperti diketahui bersama, besaran kekuatan sumber daya keuangan akan sangat menentukan kualitas layanan yang diberikan dan/atau ruang lingkup pelayanan yang tersedia.Bertujuan untuk memberikan pekerjaan dengan biaya yang efektif dan penggunaan keuangan serta IT asset dalam Services.
Aktivitas Pekerjaan pada Financial Management for IT Service :
BUDGETING
Untuk membantu Perusahaan dalam merencanakan optimalisasi teknologi informasi untuk 3 hingga 5 tahun ke depan.
ACCOUNTING
Layanan profesional untuk membantu Perusahaan dalam menyediakan rencana antisipasi terhadap kejadian ekstrim yang berpotensi mengganggu keberlangsungan bisnis Perusahaan.
CHARGING
Untuk membantu Perusahaan dalam menyusun panduan dalam mengelola teknologi informasi dan menyediakan layanan prima bagi pengguna.
Hasil Kerja nya adalah :
1. Mengelola biaya biaya-biaya yang muncul dalam divisi TI.
2. Menyajikan laporan transparan kepada manajemen mengenai distribusi biaya-biaya TI.
3. Menyediakan Perusahaan dengan pandangan yang akurat dan lengkap pengeluaran untuk semua sumber daya TI.
Manfaat yang dapat diberikan kepada pelanggan adalah :
1. Menjamin kembali bahwa IT Service memberikan kesesuaian dengan prosedur yang didokumentasikan dapat diaudit.
2. Menyediakan kepada customer untuk mencapai tujuan bisnis.
3. Identifikasi contact poin untuk menanyakan atau diskusi tentang perubahan persyaratan.
4. Memberikan umpan balik dari monitoring service level agreements.
Demand Management
Pada Demand Management mencakup masalah yang berkaitan dengan bagaimana perusahaan mengintegrasikan informasi dari dan tentang konsumen, internal dan eksternal perusahaan, kedalam sistem perencanaan dan pengendalian manufaktur. Manajemen permintaan (demand management) termasuk aktivitas yang berkisar dari menentukan atau memperkirakan permintaan dari konsumen, dengan mengkonversi pesanan-pesanan spesifik konsumen ke tanggal pengiriman yang dijanjikan, untuk membantu menyeimbangkan permintaan dengan persediaan.
Jadi, manajemen permintaan (Demand Management) digunakan untuk menggambarkan kegiatan peramalan permintaan, perencanaan, dan pemenuhan pesanan. Proses demand management termasuk didalamnya melakukan aktifitas apa saja yang dibutuhkan agar kebutuhan yang akan direncanakan dapat terealisasi dan memprioritaskan kebutuhan apabila terjadi kekurangan supply baik material maupun sumberdaya
Demand Management in MPC system
Manajemen Permintaan adalah modul gerbang dalam sistem MPC, menyediakan link ke pasar, SOP dan MPS. Komunikasi antara DM dan pasar adalah komunikasi dua arah antara pengumpulan informasi dari pelanggan & menginformasikan status pesanan pelanggan.
Informasi yang diberikan kepada SOP digunakan untuk mengembangkan penjualan dan rencana operasi meliputi satu tahun atau lebih dalam durasi pada tingkat tinggi agregasi. Urutan kedua penjualan dan perkiraan informasi diberikan kepada sistem MPS. Hal ini dalam sistem MPS yang jangka pendek, rencana produk manufaktur yang spesifik dikembangkan & dikendalikan sebagai permintaan aktual menjadi tersedia dan informasi tersedia untuk memberikan janji pengiriman dan status pesanan kepada pelanggan.
1. Perencanaan dan Pengendalian
Bagian perencanaan dari perencanaan manufaktur dan kontrol melibatkan penentuan kapasitas yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan masa depan yang sebenarnya. Bagian kontrol menentukan bagaimana kapasitas akan dikonversi menjadi produk sebagai pesanan masuk. Perusahaan mengeksekusi rencana sebagai informasi permintaan aktual yang telah tersedia. Fungsi kontrol menentukan bagaimana perusahaan akan memodifikasi titik terang kesalahan perkiraan dari rencana dan perubahan dalam asumsi lainnya.
2. Forecast dan Rencana
Perbedaan antara pola permintaan dan respon oleh perusahaan menunjukkan perbedaan penting antara proyeksi dan rencana. Dalam manajemen permintaan, perkiraan jumlah & waktu permintaan pelanggan dikembangkan. Ini adalah perkiraan apa yang mungkin terjadi di pasar. Manufaktur rencana yang menentukan bagaimana perusahaan akan merespon didasarkan pada ramalanramalan tersebut.
Demand Management and the MPC Environment
Aktivitas manajemen permintaan harus sesuai dengan strategi perusahaan, capabilitas dari manufaktur, dan kebutuhan konsumen. kunci untuk klasifikasi ini adalah konsepcustomer order decoupling point atau, yang biasa disebut the order penetration point. Customer order decoupling point dapat dilihat sebagai poin dimana permintaan berubah dari independen menjadi dependen. Ini poin dimana perusahaan menjadi bertanggung jawab dalam menentukan waktu dan kuantitas material yang dibeli, dibuat, atau diselesaikan. Perbedaan lokasi customer order decoupling pointmenimbulkan perbedaan kategori lingkungan manufaktur.
1. Make-to-stock (MTS) Environment
Di dalam MTS environment, kunci fokus aktivitas manajemen permintaan adalah pada pemeliharaan persediaan barang jadi. Di lingkungan ini, ketika konsumen membeli langsung dari persediaan yang tersedia, pelayanan pelanggan ditentukan dengan apakah jumlah mereka di dalam stok atau tidak.
Aspek kunci dari manajemen persediaan barang jadi adalah penentuan kapan, berapa banyak, dan bagaimana mengisi kembali stok di lokasi spesifik. Ini adalah perhatian distribusi fisik di dalam manajemen permintaan. Beberapa perusahaan MTS mempekerjakan perencana gudang, pusat distribusi, gudang lokal, dan bahkanvendor-managed inventory didalam lokasi konsumen mereka. Manajemen dari rantai pasokan memerlukan informasi dalam status persediaan di dalam berbagai lokasi, hubungan dengan penyedia transportasi, dan mengestimasikan permintaan konsumen berdasarkan lokasi dan jumlah.
Banyak perusahaan MTS berinvestasi dalam program lean manufacturing dalam permintaan untuk menggeser trade-off, dll untuk mencapai level layanan yang lebih tinggi untuk pemberian investasi persediaan. Tanpa memperhatikan bagaimana trade-off keluar, fokus manajemen permintaan di dalam lingkungan MTS adalah dalam menyediakan barang jadi dimana dan kapan konsumen menginginkannya.
1. Assemble-to-order (ATO) Environment
Dalam lingkungan assemble-to-order, tugas utama manajemen permintaan adalah untuk menetapkan pesanan konsumen di dalam komponen alternatif dan pilihan. Itu penting untuk memastikan bahwa mereka dapat dikombinasikan kedalam produk yang dapat terus berjalan di dalam proses yang dikenal sebagai configuration management. satu dari kapabilitas yang diperlukan untuk sukses dalam lingkungan ATO adalah rekayasa desain yang dapat fleksibel di dalam mengkombinasikan komponen, pilihan, dan modul kedalam barang jadi yang memungkinkan.
Contoh industri yang menerapkan sistem produksi ini adalah industri komputer, misalnya toko-toko ritel di Hi-Tech Mall. Mereka memiliki persediaan bahan baku untuk merakit sebuah komputer. Akan tetapi, perakitan dari komponen-komponen komputer tersebut baru akan dilakukan apabila ada permintaan dan perakitan tersebut disesuaikan dengan permintaan dan kebutuhan konsumen.
2. Make (Engineer)-to-order (MTO) Environment
Di dalam lingkungan make-to-order dan engineer-to-order, ada sumber daya lain yang diperlukan untuk diambil kedalam akun yaitu engineering (keahlian teknik). Perpindahan customer order decoupling point ke bahan mentah atau bahkan pemasok menaruh informasi permintaan independen lebih lanjut ke dalam perusahaan dan menurunkan cakupan informasi permintaan dependen. Oleh karena itu, yang diperlukan untuk mendapatkan spesifikasi produk dari konsumen dan mengartikannya kedalam istilah manufaktur di dalam perusahaan. Ini berarti bahwa tugas manajemen permintaan di dalam lingkungan ini adalah untuk mengkoordikasikan informasi dalam produk yang dibutuhkan konsumen dengan keahlian teknik.
Kebutuhan untuk sumber daya keahlian teknik di dalam kasus engineer-to-order sedikit berbeda dengan di dalam kasus make-to-order. Di dalam lingkungan make-to-order, keahlian teknik menentukan material apa yang akan diperlukan, langkah apa yang akan diperlukan di dalam manufaktur, dan biaya yang dilibatkan. Material dapat datang dari persediaan perusahaan atau dibeli dari pemasok. Di dalam lingkungan engineering-to-order, kebanyakan informasi yang sama ini diperlukan dari konsumen, meskipun kebanyakan detail desain mungkin ditinggalkan untuk teknisi dari pada konsumen. karena kebutuhansumber daya keahlian teknis di dalam lingkungan ini, tugas peramalan manajemen permintaan sekarang termasuk menentukan berapa banyak kapasitas keahlian teknis yang akan diperlukan untuk memenuhi kebutuhan konsumen di masa depan.
SUMBER :
PPTlily.staff.gunadarma.ac.id › materiMinggu1
https://wiki.en.it-processmaps.com/index.php/ITIL_Service_Transition
https://sites.google.com/a/uinjkt.ac.id/husniteja/miscstuff/serviceoperation https://catatancemilan.blogspot.com/2017/04/service-operation.html https://fti.uajy.ac.id/sentika/publikasi/makalah/2014/(69).pdf
https://tiositumorang.wordpress.com/2016/04/23/continual-service-improvementcsi/
https://naniksuharti.wordpress.com/2016/04/18/continual-service-improvementcsi/
https://dariel-basri.wixsite.com/gunadarma/single-post/2016/04/30/FINANCIAL-
MANAGEMENT-FOR-IT-SERVICES
http://www.equine.co.id/it-financial-management/ http://sistemterintegrasi.blogspot.com/2009/02/demand-management.html http://kuliahekonomi.blogspot.com/2013/09/demand-management.html
Service Transition
Menyediakan panduan kepada organisasi TI agar dapat mengembangkan kemampuan untuk mengubah hasil desain layanan TI. Tahapan ini menggambarkan bagaimana sebuah kebutuhan didefinisikan dalam Service Strategy, lalu dibentuk dalam Service Design dan selanjutnya secara efektif direalisasikan dalam Service Operation.
Proses di dalamnya yaitu :
• Transation Planning and Support
• Change Management
• Service Assset and Configuration Management
• Release and Deployment Management
• Service Validation
• Evaluation
• Knowledge Management
1. Konsep
a. Pengertian Dan Tujuan Service Transition
Adalah tahapan merealisasikan atau mengimplementasikan hasil tahapan service design menjadi layanan baru atau modifikasi layanan sebelumnya.
Tujuan service transition adalah memastikan layanan baru atau retired services benar-benar memenuhi harapan bisnis seperti telah terdokumentasi dalam service strategy dan service design.
b. Perubahan (Change) Dan Jenis-Jenis Perubahan
Perubahan (Change) mencakup penambahan, modifikasi, atau penghilangan apapun yang dapat mempengaruhi layanan TI.
Jenis-Jenis Perubahan :
1) Standard change
2) Emergency change
3) Normal change
c. Change Models
Adalah urutan langkah-langkah standar yang sudah ditetapkan dan disetujui sebelumnya (predefined steps) untuk menjalankan sebuah perubahan dengan jenis tertentu (yakni standard change).
d. Request For Change (RFC)
Adalah sebuah dokumen atau proposal resmi untuk mengajukan sebuah perubahan, didalamnya mencakup detail perubahan yang akan dibuat.
e. Proposal Perubahan (Change Proposal)
Adalah dokumen yang berisi deskripsi umum rencana perubahan besar atau sistem baru, disertai dengan business case dan jadwal implementasinya.
f. Change Advisory Board (CAB)
Adalah sebuah tim atau kelompok yang berwenang memberikan autorisasi terhadap sebuah perubahandn membantu change management dalam menilai dan melakukan prioritisasi perubahan yang akan dilakukan.
g. Configuration Item (CI)
Adalah komponen-komponen atau sebuah aset layanan yang perlu untuk dikelola dalam rangka penyediaan sebuah layanan TI.
h. Configuration Management System (CMS)
Adalah sebuah software untuk mengakses dan menghubungkan data-data CI yang telah tersimpan di Configuration Management Databases (CMDBs).
i. Service Knowledge Management System (SKMS)
Adalah sebuah tool (aplikasi) dan basis data sebagai tempat mengelola pengetahuan, informasi, dan data layanan TI.
j. Configuration Baseline
Adalah standar konfigurasi sebuah aset TI yang telah disetujui secara formal. Perubahan terhadap configuration baseline ini harus melalui prosedur standar perubahan, misalnya melalui dokumen request for change (RFC).
k. Snapshots
Adalah potret atau catatan konfigurasi sebuah aset TI pada saat tertentu. Hasil sebuah evaluasi terhadap sebuah aset TI tertentu dan dibandingkan dengan configuration baseline.
l. Definitive Media Library (DML)
Adalah tempat atau lokasi dimana kita menyimpan semuasoftwaresoftware resmi atau licensed beserta dokumen-dokumen resminya secara aman.
m. Release
Adalah satu atau lebih perubahan pada satu layanan TI yang dibangun, diuji, dan diimplementasikan bersama-sama. Dapat juga mencakup aktivitas-aktivitas perubahan pada hardware, software dan komponen lainnya.
n. Release Policy
Adalah sekumpulan aturan untuk melakukan deployment sebuah release ke lingkungan kerja sebenarnya, berisi pilhan-pilihan skenario yang dipilih menyesuaikan dengan analisis urgency dan dampaknya. Umumnya dirumuskan dan disetujui oleh change manager, termasuk didalamnya pengelompokkan paket-paket release.
2. Proses
Change Management
Adalah proses utama dalam service transition yang bertugas memastikan perubahan-perubahan TI telah tercatat, terevaluasi, terautorisasi, dan terimplementasi ke lingkungan kerja yang sebenarnya dengan penuh kontrol.
Aktivitas-aktivitas proses change management :
1. Membuat dan mencatat RFC
2. Me-review RFC
3. Menilai dan mengevaluasi perubahan
4. Autorisasi implementasi perubahan
5. Update rencana perubahan
6. Koordinasi implementasi perubahan (pembangunan) dan pengujian
7. Autorisasi penerapan perubahan pada lingkungan kerja sebenarnya
8. Koordinasi chage deployment
9. Mereview dan menutup catatan perubahan.
Service Asset And Configuration Management (SACM)
Adalah proses mencatat, mendokumentasi, dan mengupdate informasi tentang berbagai service assets yang terkait layanan-layanan TI yang dikelola penyedia layanan.
Cakupan SACM ialah manajemen siklus hidup lengkap setiap CI, yakni setiap CI dapat telusuri sejak dari tahapan pembelian hingga pembuangan.
Aktivitas – aktivitas SACM :
1. Manajemen dan perencanaan
2. Identifikasi konfigurasi
3. Kontrol konfigurasi
4. Akuntansi dan pelaporan status aset
5. Verifikasi dan audit
Release And Deployment Management
Adalah proses merencanakan, membuat time-table dan mengontrol pembangunan, pengujian dan pengimplementasian sistem atau perubahan baru yang dibutuhkan oleh bisnis dengan tetap melindungi integritas layanan-layanan yang sudah ada sebelumnya.
Aktivitas-aktivitas and Deployment Management :
a. Perencanaan
b. Pembangunan dan pengujian paket release
c. Deployment
d. Early life support
e. Review dan menutup akses.
Knowledge Management
Yakni proses mengumpulkan, mendokumentasikan, menganalisis, membagi, menggunakan, dan mengupdate pengetahuan yang dibutuhkan dan diperoleh selama mengelola layanan Tidisemua tahapan siklus layanan TI.
Aktivitas – aktivitas knowledge management :
1. Strategi manajemen pengetahuan
2. Transfer pengetahuan
3. Pengelolaan data, informasi dan pengetahuan
4. Pengelolaan SKMS
Transition Planning And Support
Adalah kegiatan perencanaan dan dukungan untuk suatu transisi dari sistem atau layanan lama ke sistem atau layanan baru. Kegiatan transisi layanan sering dilakukan sebagai proyek, atau merupakan bagian dari proyek-proyek lain sehingga membtuhkan koordinasi terhadap semua aktivitas-aktivitas yang ada.
SERVICE OPERATION Konsep
a. Pengertian dan tujuan service operation
SERVICE OPERATION ialah tahapan operasional layanan TI sehari-hari termasuk melakukan aktivitas dukungan terhadap layanan TI untuk memastikan layanan benar – benar sesuai dengan harapan serta kebutuhan pengguna yang dilakukan secara berkala.
Service operation bertujuan untuk :
1. Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan layanan memenuhi tingkat layanan yang telah disepakati.
2. Mengelola teknologi yang digunakan untuk mengasilkan dan mendukung layanan TI.
Peran penting dari tahapan service operation ialah adanya suatu hal yang menjalankan suatu proses supaya bisnis berjalan dengan lancar dan menyeimbangkan konflik antar aspek .
b. EVENT dan jenis event ialah sebuah perubahan keadaan pada infrastruktur Ti yang memiliki nilai penting bagi manajemen layanan TI ialah berupa pesan atau tampilan yang dihasilkan oleh layanan configuration item atau alat monitoring.
Jenis – jenis event :
1. Informasi ( information ) : misalnya seseorang yang login ke suatu sistem
2. peringatan ( warning ) : sebuah event yang berada pada batas normal sangat memerlukan peringatan yang nentinya memerlukan sebuah respon tindakan yang diperlukan atau tidak untuk mencegah potensi kegagalan.
3. Ketidak-wajaran (exception) : sebuah event yang menginformasikan bahwa sebuah layanan atau komponen berjalan tidak sewajarnya dan membutuhkan respon tindakan, seperti kecepatan akses internet yang sangat lambat.
c. INCIDENT vs PROBLEM
INCIDENT adalah kejadian interupsi sebuah layanan yang tidak terencana atau penurunan kualitas sebuah layanan TI.
PROBLEM adalah akar (sumber,penyebab) dari suatu atau lebih incident.
Contoh : sakit kepala yang merupakan gejala yang mengintrupsi tubuh kita ( incident) dan menjadi penyebab berbagai sumber penyakit seperti tekanan darah tinggi atau kolestrol tinggi (problem).
d. IMPACT, URGENCY,PRIORITY
IMPACT ialah seberapa besar potensi kerugian yang ditimbulkan atau seberapa banyak jumlah pengguna terkena dampak dari sebuah incident,problem atau change pada proses – proses bisnis.
URGENCY ialah lama waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian atau penanganan dari incident,problem,change yang memiliki dampak signifikasi pada bisnis.
PRIORITY ialah sebuah kategori yang digunakan untuk menentukan nilai penting sebuah incident,problem,change.
e. MAJOR INCIDENT, TIMESCALE, INCIDENT MODEL
MAJOR INCIDENT ialah kategori tertinggi sebuah incident yang memiliki karakteristik :
1. Incident yang memiliki dampak besar pada bisnis
2. Memiliki urgensi tinggi
3. Penyebab telah diketahui tetapi belum ada panduan dan solusi.
TIMESCALE ialah target waktu respond an penyelesaian sebuah incident sesuai yang ditulis di dokumen.
INCIDENT MODEL adalah sebuah prosedur standar aktivitas dari timescale yang dibuat untuk menangani incident
“standar” atau “special”.
f. WORK AROUND, KNOWN ERROR, KNOWN ERROR
DATABASE (KEDB)
WORK AROUND adalah tindakan standar untuk mengurangi dampak buruk dari sebuah incident atau problem yang belum diketahui solusi tuntasnya.
KNOWN ERROR adalah sebuah masalah yang telah diketahui dan terdokumentasi akar masalahnya, gejala yang terkait.
KNOWN ERROR DATABASE(KEDB) adalah basis data known error yang akan digunakan oleh service desk dan staff pendukung lainnya untuk melakukan incident management dan work around.
g. ESCALATION
Adalah tindakan meneruskan laporan dan penanganan incident yang belum terselesaikan ke function lain di perusahaan untuk memperoleh dukungan lebih lanjut.
h. ACCESS REQUEST, IDENTITY, PRIVILEGES
ACCESS REQUEST adalah permintaan akses layanan dapat berupa permintaan layanan standar atau rfc.
IDENTITY adalah informasi unik dari setiap pengguna yang menjelaskan status pengguna didalam organisasi dan sekaligus menentukan hak akses dia terhadap sistem layanan TI
PRIVILEGES adalah hak akses sesorang/grup pengguna ke satu kelompok layanan TI.
PROSES
A. Event Management
Event management dasar untuk memantau kinerja dan ketersediaan layanan, tepat sasaran dan mekanisme untuk memantau apa yang harus ditentukan dan disepakati selama proses ketersediaan dan kapasitas management berlangsung.
Event management tools ialah sebuah aplikasi yang mengautomatisasi aktivitas-aktivitas dalam event management.
Aktivitas pada event management :
1. Event notification adalah aktivitas menentukan pesan apa yang kita ingin hasilkan dan informasi apa yang terdapat di dalam pesan tersebut.
2. Event detection : menentukan jenis notifikasi mana yang ingin dideteksi dan dikenali oleh tools
3. Event logging : mancatat data di dalam tools yang mendeteksi event tersebut atau menghasilkan rekaman event dalam event-logging tool tertentu
B. Event flitered, Even correlation
Aktivitas yang menghasilkan sebuah event sebagai sebuah informasi,peringatan atau ketidakwajaran dan memutuskan tindakan apa yang diambil dari event tersebut.
Event correlation : mengambil kesimpulan dari event yang terjadi berulang-ulang sehingga dipahami dampak akumulasinya.
C. Response selection : menentukan jenis respon untu setiap kemungkinan event
D. Review action, close event : me review penanganan sebuah event perlu dilakukan untuk memastikan bahwa langkah yang tepat telah diambil. Jika review penanganan tersebut sudah tepat maka aktivitas event dapat dikatakan selesai.
E. Incident event
Adalah mengembalikan layanan yang bermasalah agar berfungsi seperti sedia kala. Aktivitas- aktivitas pada incident event management :
1. Identifikasi incident dan logging : aktivitas menemukan / mengenali sebuah incident
2. Kategorisasi incident : incident yang dicatat selanjutnya dikategorisasikan dengan kode kategori incident.
3. Proritas incident : menentukan prioritas penanganan sebuah incident yang telah dicatat dan dikategorisasi secara teknis dengan memberi kode prioritas incident.
4. Diagnosis awal : service desk akan berupaya untuk menyelesaikan incident terlebih dahulu sebelum diteruskan kepada tim teknis.
5. Investigasi dan diagnosis : penyelesaian masalah dan pemulihan kondisi layanan ( resolution and recovery), tindakan pengembalian layanan harus dipastikan benar-benar tuntas dan catetan incident harus di update.
6. Penutupan incident: setelah incident diatasi, staf service desk harus menginformasikan kepada pengguna bahwa masalah telah teratasi dan memastikan pengguna puas dengan penanganan.
F. Problem management yakni proses menganalisis dan menyelesaikan akar penyebab incident Reactive problem management : tindakan mencari akar permasalahan dan menyelesaikan dipicu oleh sebuah kejadian atau incident.
Proactive problem management : tindskan mencari dan menyelesaikan akar sebuah masalah tanpa menunggu incident terjadi. Langkah-langkah problem management :
1. Problem detection and problem logging : diawali dengan aktivitas mengenali dan mencatat penyebab masalah
2. Problem categorization and prioritization : setiap problem dikategorisasikan dan ditentukan dengan prioritas
3. Problem investigation and diagnosis : tim teknis dapat juga bekerja sama dengan supplier melakukan sebuah investigasi menemukan akar permasalahan layanan TI tertentu dan pilihan-pilihan solusinya.
4. Problem resolution : berdasarkan hasil problem investigation and diagnosis, selanjutnya pilihan solusi atau workaround diaplikasikan untuk menyelesaikan problem
5. Problem closure : ketika sebuah permasalahan telah selesai diatasi dan catatan known error juga telah dibuat, lalu diberi status selesai dan ditutup.
6. Major problem reviews : khusus untuk permasalahan-permasalahan yang memiliki dampak besar bagi bisnis.
G. Request fulfillment
Yakni proses memenuhi permintaan pengguna layanan TI, diluar laporan terkait dengan incident TI. Service desk bertugas memilah penggilan/laporan yang masuk apakah sebagai sebuah laporan incident,permintaan akses, atau permintaan lainnya. Aktivitas-aktivitas dalam request fulfillment
1. Receive, request,Request logging, dan Validation
2. Request categorization, Request prioritization
3. Request authorization
4. Request review,Request model execution
5. Request closure
H. Access management
Yakni proses pengelolaan hak akses pengguna ke sistem layanan
TI .
Aktivitas-aktivitas dalam access management :
1. Permintaan akses
2. Verifikasi
3. Menyediakan hak akses
4. Memonitor status identitas, mencabut, membatasi hak akses
5. Pencatatan dan penelusuran aktivitas akses.
CONTINUAL SERVICE IMPROVEMENT
Memahami makna CSI kadangkala dirasakan tidak mudah, karena pada beberapa literatur memberikan makna yang berbeda dan sampai saat ini tidak ada definisi yang baku. Menurut AS/NZS ISO 14001:2004, CSI adalah proses yang berulang untuk meningkatkan di lingkungan sistem manajemen untuk mencapai perbaikan di lingkungan kinerja secara keseluruhan dan konsisten dengan menerapkan kebijakan dilingkungan organisasi (AS/NZS ISO 14001:2004, 2004). Juergensen berpendapat bahwa CSI merupakan sebuah filosopi bahwa deming digambarkan hanya terdiri dari inisiatif peningkatan yang meningkatkan keberhasilkan dan berkurangnya kegagalan (Juergensen, 2000). Disisi lain, AS/NZS ISO 9001:2000 mengatakan bahwa tidak ada yang baku mengenai definisi CSI itu sendiri namun AS/NZS ISO 9001:2000 menyatakan bahwa organisasi harus terus meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu melalui kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan dan pencegahan serta adanya tinjauan dari sisi manajemen (AS/NZS ISO 9001:2000, 2000).
Tujuan Continual Service Improvement
Tujuan dari tahap CSI menurut tahapan siklus di ITIL adalah untuk menyelaraskan layanan TI dengan perubahan kebutuhan bisnis dengan mengidentifikasi dan melaksanakan perbaikan layanan TI yang mendukung proses bisnis.
Kegiatan perbaikan ini mendukung pendekatan siklus hidup melalui service strategy, service design, service transition dan service operation. CSI selalu dapat mencari cara untuk meningkatkan efektivitas pelayanan, efektivitas proses, efektivitas biaya.
Tujuan CSI adalah (OGC, 2011) :
1. review, menganalisis, memprioritaskan dan membuat rekomendasi mengenai peluang perbaikan diri setiap tahap siklus hidup: service strategy, service design, service transition dan service operation serta CSI itu sendiri.
2. mereview dan menganalisa pencapaian tingkat pelayanan
3. mengidentifikasi dan melaksanakan kegiatan spesifik untuk meningkatkan kualitas layanan TI dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses yang memungkinkan
4. meningkatkan efektivitas biaya dalam memberikan layanan TI tanpa mengorbankan kepuasan pelanggan
5. memastikan metode manajemen yang berlaku untuk mendukung kegiatan perbaikan terus menerus
6. memastikan setiap proses memiliki tujuan yang jelas dan pengukuran yang mengarah pada perbaikan yang ditindak lanjuti
7. memahami apa yang diukur, mengapa diukur, dan apa hasil yang diharapkan.
Cakupan Continual Service Improvement
ITIL CSI memiliki empat panduan utama, yaitu (OGC, 2011):
1. perbaikan secara keseluruhan ITSM sebagai suatu disiplin
2. penyesuaian secara terus menerus dari portofolio layanan dengan kebutuhan bisnis saat ini dan akan datang
3. kematangan dan kemampuan organisasi, manajemen, proses, dan orang-orang dalam menggunakan layanan
4. perbaikan yang berkesinambungan dari semua aspek layanan TI dan layanan aset yang mendukung mereka.
Untuk menerapkan CSI mencapai keberhasilan, kegiatan yang penting diketahui untuk mendukung kegiatan CSI adalah sebagai berikut (OGC, 2011):
1. meninjau informasi manajemen dan tren untuk memastikan bahwa layanan memenuhi tingkat yang disepakati
2. meninjau informasi manajemen dan tren untuk memastikan bahwa output dari proses mencapai hasil yang diinginkan
3. secara berkala melakukan penilaian kematangan terhadap proses kegiatan dan peran yang terkait untuk menunjukkan perbaikan atau sebaliknya
4. secara berkala melakukan audit internal untuk memverifikasi dan proses kepatuhan karyawan
5. meninjau penyampaian berdasarkan kesesuaian
6. secara berkala mengusulkan rekomendasi untuk peluang perbaikan
7. secara berkala melakukan survei kepuasan pelanggan
8. memperhatikan tren bisnis dan perubahan prioritas dan mengikuti perkembangan proyeksi bisnis
9. melakukan layanan eksternal dan internal untuk mengidentifikasi peluang CSI
10. mengukur dan mengidentifikasi nilai yang diciptakan melalui perbaikan CSI.
Kegiatan ini tidak harus secara langsung bisa diterapkan, organisasi atau setiap yang membutuhkan adanya CSI ini harusnya mempunyai tim sebagai penyedia layanan yang dapat diberdayakan untuk mengawal kegiatan tersebut. Tim tersebut harus direncanakan dan dijadwalkan secara berkelanjutan. Hasil dari CSI ini sendiri harus tetap ditinjau secara berkelanjutan untuk memverifikasi kelengkapan, fungsi, dan kelayanan guna memastikan bahwa hal tersebut masih tetap relevan dan tidak menjadi kadaluarsa sehingga tidak bisa digunakan.
Dalam beberapa kasus perusahaan mengalami risiko seperti :
a. menjadi terlalu ambisius, jangan mencoba untuk memperbaiki semuanya secara sekaligus, bersikaplah lebih realistis sesuai jadwal dan harapan
b. tidak membahas peluang perbaikan dengan keterlibatan bisnis. Bisnis harus tetap terlibat dalam dampak keputusan
c. tidak berfokus pada peningkatan kedua layanan dan proses pengelolaan pelayanan
d. tidak memprioritaskan proyek-proyek perbaikan; e. pelaksanaan CSI yang tidak menyeluruh (setengah-setengah) atau tanpa didukung oleh teknologi
e. menerapkan inisiatif CSI tanpa sumber daya yang artinya harus menyediakan orang untuk dialokasikan dan didedikasikan untuk kegiatan
CSI tersebut
f. pelaksaan CSI tanpa adanya transfer pengetahuan dan pelatihan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara memberikan pengetahuan lalu pelatihan. Pelatihan ini sendiri juga harus dilakukan sedekat mungkin dengan kegiatan perbaikan
g. tidak melakukan semua langkah dari tujuh langkah pengembangan CSI. Penting untuk mengikuti semua langkah yang sudah ditetapkan dalam proses CSI. Tidak terpenuhi atau terlewati salah satu saja dari tujuh proses tersebut dapat menyebabkan keputusan yang buruk mengenai apa dan bagaimana caranya untuk melakukan peningkatan layanan
h. kurangnya membuat keputusan secara strategis, taktis atau operasional
Financial Management for IT Services
Adalah suatu pertimbangan yang harus diputuskan terkait dengan komitmen, alokasi dan ketersediaan dana untuk menjalankan keseluruhan proses yang telah didefinisikan oleh perusahaan. Seperti diketahui bersama, besaran kekuatan sumber daya keuangan akan sangat menentukan kualitas layanan yang diberikan dan/atau ruang lingkup pelayanan yang tersedia.Bertujuan untuk memberikan pekerjaan dengan biaya yang efektif dan penggunaan keuangan serta IT asset dalam Services.
Aktivitas Pekerjaan pada Financial Management for IT Service :
BUDGETING
Untuk membantu Perusahaan dalam merencanakan optimalisasi teknologi informasi untuk 3 hingga 5 tahun ke depan.
ACCOUNTING
Layanan profesional untuk membantu Perusahaan dalam menyediakan rencana antisipasi terhadap kejadian ekstrim yang berpotensi mengganggu keberlangsungan bisnis Perusahaan.
CHARGING
Untuk membantu Perusahaan dalam menyusun panduan dalam mengelola teknologi informasi dan menyediakan layanan prima bagi pengguna.
Hasil Kerja nya adalah :
1. Mengelola biaya biaya-biaya yang muncul dalam divisi TI.
2. Menyajikan laporan transparan kepada manajemen mengenai distribusi biaya-biaya TI.
3. Menyediakan Perusahaan dengan pandangan yang akurat dan lengkap pengeluaran untuk semua sumber daya TI.
Manfaat yang dapat diberikan kepada pelanggan adalah :
1. Menjamin kembali bahwa IT Service memberikan kesesuaian dengan prosedur yang didokumentasikan dapat diaudit.
2. Menyediakan kepada customer untuk mencapai tujuan bisnis.
3. Identifikasi contact poin untuk menanyakan atau diskusi tentang perubahan persyaratan.
4. Memberikan umpan balik dari monitoring service level agreements.
Demand Management
Pada Demand Management mencakup masalah yang berkaitan dengan bagaimana perusahaan mengintegrasikan informasi dari dan tentang konsumen, internal dan eksternal perusahaan, kedalam sistem perencanaan dan pengendalian manufaktur. Manajemen permintaan (demand management) termasuk aktivitas yang berkisar dari menentukan atau memperkirakan permintaan dari konsumen, dengan mengkonversi pesanan-pesanan spesifik konsumen ke tanggal pengiriman yang dijanjikan, untuk membantu menyeimbangkan permintaan dengan persediaan.
Jadi, manajemen permintaan (Demand Management) digunakan untuk menggambarkan kegiatan peramalan permintaan, perencanaan, dan pemenuhan pesanan. Proses demand management termasuk didalamnya melakukan aktifitas apa saja yang dibutuhkan agar kebutuhan yang akan direncanakan dapat terealisasi dan memprioritaskan kebutuhan apabila terjadi kekurangan supply baik material maupun sumberdaya
Demand Management in MPC system
Manajemen Permintaan adalah modul gerbang dalam sistem MPC, menyediakan link ke pasar, SOP dan MPS. Komunikasi antara DM dan pasar adalah komunikasi dua arah antara pengumpulan informasi dari pelanggan & menginformasikan status pesanan pelanggan.
Informasi yang diberikan kepada SOP digunakan untuk mengembangkan penjualan dan rencana operasi meliputi satu tahun atau lebih dalam durasi pada tingkat tinggi agregasi. Urutan kedua penjualan dan perkiraan informasi diberikan kepada sistem MPS. Hal ini dalam sistem MPS yang jangka pendek, rencana produk manufaktur yang spesifik dikembangkan & dikendalikan sebagai permintaan aktual menjadi tersedia dan informasi tersedia untuk memberikan janji pengiriman dan status pesanan kepada pelanggan.
1. Perencanaan dan Pengendalian
Bagian perencanaan dari perencanaan manufaktur dan kontrol melibatkan penentuan kapasitas yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan masa depan yang sebenarnya. Bagian kontrol menentukan bagaimana kapasitas akan dikonversi menjadi produk sebagai pesanan masuk. Perusahaan mengeksekusi rencana sebagai informasi permintaan aktual yang telah tersedia. Fungsi kontrol menentukan bagaimana perusahaan akan memodifikasi titik terang kesalahan perkiraan dari rencana dan perubahan dalam asumsi lainnya.
2. Forecast dan Rencana
Perbedaan antara pola permintaan dan respon oleh perusahaan menunjukkan perbedaan penting antara proyeksi dan rencana. Dalam manajemen permintaan, perkiraan jumlah & waktu permintaan pelanggan dikembangkan. Ini adalah perkiraan apa yang mungkin terjadi di pasar. Manufaktur rencana yang menentukan bagaimana perusahaan akan merespon didasarkan pada ramalanramalan tersebut.
Demand Management and the MPC Environment
Aktivitas manajemen permintaan harus sesuai dengan strategi perusahaan, capabilitas dari manufaktur, dan kebutuhan konsumen. kunci untuk klasifikasi ini adalah konsepcustomer order decoupling point atau, yang biasa disebut the order penetration point. Customer order decoupling point dapat dilihat sebagai poin dimana permintaan berubah dari independen menjadi dependen. Ini poin dimana perusahaan menjadi bertanggung jawab dalam menentukan waktu dan kuantitas material yang dibeli, dibuat, atau diselesaikan. Perbedaan lokasi customer order decoupling pointmenimbulkan perbedaan kategori lingkungan manufaktur.
1. Make-to-stock (MTS) Environment
Di dalam MTS environment, kunci fokus aktivitas manajemen permintaan adalah pada pemeliharaan persediaan barang jadi. Di lingkungan ini, ketika konsumen membeli langsung dari persediaan yang tersedia, pelayanan pelanggan ditentukan dengan apakah jumlah mereka di dalam stok atau tidak.
Aspek kunci dari manajemen persediaan barang jadi adalah penentuan kapan, berapa banyak, dan bagaimana mengisi kembali stok di lokasi spesifik. Ini adalah perhatian distribusi fisik di dalam manajemen permintaan. Beberapa perusahaan MTS mempekerjakan perencana gudang, pusat distribusi, gudang lokal, dan bahkanvendor-managed inventory didalam lokasi konsumen mereka. Manajemen dari rantai pasokan memerlukan informasi dalam status persediaan di dalam berbagai lokasi, hubungan dengan penyedia transportasi, dan mengestimasikan permintaan konsumen berdasarkan lokasi dan jumlah.
Banyak perusahaan MTS berinvestasi dalam program lean manufacturing dalam permintaan untuk menggeser trade-off, dll untuk mencapai level layanan yang lebih tinggi untuk pemberian investasi persediaan. Tanpa memperhatikan bagaimana trade-off keluar, fokus manajemen permintaan di dalam lingkungan MTS adalah dalam menyediakan barang jadi dimana dan kapan konsumen menginginkannya.
1. Assemble-to-order (ATO) Environment
Dalam lingkungan assemble-to-order, tugas utama manajemen permintaan adalah untuk menetapkan pesanan konsumen di dalam komponen alternatif dan pilihan. Itu penting untuk memastikan bahwa mereka dapat dikombinasikan kedalam produk yang dapat terus berjalan di dalam proses yang dikenal sebagai configuration management. satu dari kapabilitas yang diperlukan untuk sukses dalam lingkungan ATO adalah rekayasa desain yang dapat fleksibel di dalam mengkombinasikan komponen, pilihan, dan modul kedalam barang jadi yang memungkinkan.
Contoh industri yang menerapkan sistem produksi ini adalah industri komputer, misalnya toko-toko ritel di Hi-Tech Mall. Mereka memiliki persediaan bahan baku untuk merakit sebuah komputer. Akan tetapi, perakitan dari komponen-komponen komputer tersebut baru akan dilakukan apabila ada permintaan dan perakitan tersebut disesuaikan dengan permintaan dan kebutuhan konsumen.
2. Make (Engineer)-to-order (MTO) Environment
Di dalam lingkungan make-to-order dan engineer-to-order, ada sumber daya lain yang diperlukan untuk diambil kedalam akun yaitu engineering (keahlian teknik). Perpindahan customer order decoupling point ke bahan mentah atau bahkan pemasok menaruh informasi permintaan independen lebih lanjut ke dalam perusahaan dan menurunkan cakupan informasi permintaan dependen. Oleh karena itu, yang diperlukan untuk mendapatkan spesifikasi produk dari konsumen dan mengartikannya kedalam istilah manufaktur di dalam perusahaan. Ini berarti bahwa tugas manajemen permintaan di dalam lingkungan ini adalah untuk mengkoordikasikan informasi dalam produk yang dibutuhkan konsumen dengan keahlian teknik.
Kebutuhan untuk sumber daya keahlian teknik di dalam kasus engineer-to-order sedikit berbeda dengan di dalam kasus make-to-order. Di dalam lingkungan make-to-order, keahlian teknik menentukan material apa yang akan diperlukan, langkah apa yang akan diperlukan di dalam manufaktur, dan biaya yang dilibatkan. Material dapat datang dari persediaan perusahaan atau dibeli dari pemasok. Di dalam lingkungan engineering-to-order, kebanyakan informasi yang sama ini diperlukan dari konsumen, meskipun kebanyakan detail desain mungkin ditinggalkan untuk teknisi dari pada konsumen. karena kebutuhansumber daya keahlian teknis di dalam lingkungan ini, tugas peramalan manajemen permintaan sekarang termasuk menentukan berapa banyak kapasitas keahlian teknis yang akan diperlukan untuk memenuhi kebutuhan konsumen di masa depan.
SUMBER :
PPTlily.staff.gunadarma.ac.id › materiMinggu1
https://wiki.en.it-processmaps.com/index.php/ITIL_Service_Transition
https://sites.google.com/a/uinjkt.ac.id/husniteja/miscstuff/serviceoperation https://catatancemilan.blogspot.com/2017/04/service-operation.html https://fti.uajy.ac.id/sentika/publikasi/makalah/2014/(69).pdf
https://tiositumorang.wordpress.com/2016/04/23/continual-service-improvementcsi/
https://naniksuharti.wordpress.com/2016/04/18/continual-service-improvementcsi/
https://dariel-basri.wixsite.com/gunadarma/single-post/2016/04/30/FINANCIAL-
MANAGEMENT-FOR-IT-SERVICES
http://www.equine.co.id/it-financial-management/ http://sistemterintegrasi.blogspot.com/2009/02/demand-management.html http://kuliahekonomi.blogspot.com/2013/09/demand-management.html
Komentar
Posting Komentar